Excavation E.S.M. Inc.
Politique de Protection des Renseignements Personnels
Dernière mise à jour le 24 novembre 2023
Excavation E.S.M. Inc. (« entreprise ») est soucieuse de la protection de la vie privée et des renseignements personnels qu’elle recueille, via son site Web ou tout autre moyen technologique, et qu’elle utilise ou communique à des tiers à l’occasion de ses activités, quel qu’en soit le support ou la provenance.
L’entreprise est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et elle s’engage à respecter les normes énoncées dans cette loi.
Objectif de la politique
L’objectif de cette politique est de garantir la préservation des informations personnelles et de réguler la manière dont l’entreprise les recueille, les exploite, les communique, les conserve et les élimine, ou gère autrement. De plus, elle a pour but d’informer toute personne concernée sur la façon dont l’entreprise traite les données personnelles. Elle englobe également la politique relative aux fichiers témoins ainsi que les paramètres de consentement de ces fichiers témoins.
Renseignements personnels recueillis
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Ceci inclut, entre autres, ses coordonnées, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, genre et renseignements bancaires.
Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, notamment via les sites Web propulsés par l’entreprise, les formulaires, les échanges en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. L’entreprise prend des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés aux fins pour lesquels ils ont été recueillis.
Ces informations ne sont collectées que si elles sont fournies volontairement, par exemple en remplissant un formulaire de contact, une demande d’emploi, etc. L’engagement de l’entreprise se focalise sur la collecte exclusive des informations essentielles et pertinentes en vue de répondre aux demandes de service ou d’emploi.
L’entreprise s’engage à ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de ses activités. Elle informera ses employés et collaborateurs des fins pour
lesquelles elle collecte ces renseignements personnels et demandera le consentement, lorsque requis, pour les utiliser ou les communiquer.
De plus, l’entreprise implémente des mesures de sécurité adéquates afin de prévenir tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés de vos données personnelles. En outre, l’accès aux informations est restreint aux seuls employés ou prestataires de services nécessitant ces données pour offrir des services ou de l’information.
L’entreprise n’échange, ne vend, ne loue, ni ne cède les données personnelles à des tiers à des fins de marketing, à moins qu’un accord soit donné expressément. Elle ne divulguera les renseignements personnels à des tiers que dans les cas où elle obtiendra le consentement.
Sécurité des renseignements personnels
L’entreprise prend toutes les mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre toute perte, utilisation abusive, accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction.
Elle conserve les données personnelles pendant la durée requise pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, à moins que la loi ne prévoie le contraire. Des mesures sont mises en place pour assurer que les informations sont traitées de manière sécurisée et en conformité avec cette politique. Une fois que les données personnelles ne sont plus requises, l’entreprise veille à leur élimination ou leur anonymisation. L’entreprise effectue la destruction des informations de manière sécurisée, garantissant ainsi la préservation de leur confidentialité.
Utilisation des fichiers témoins
Afin d’enrichir l’expérience de navigation, le site de l’entreprise recourt à des fichiers témoins (cookies). Il s’agit de petits fichiers texte qui sont conservés sur votre dispositif lorsque vous explorez notre site. Ils permettent de collecter des renseignements tels que les pages visitées, la durée de la visite et vos préférences linguistiques. Ces données aident également à décortiquer les tendances, à optimiser notre site et à offrir un contenu personnalisé.
Il est possible de choisir d’accepter ou de refuser les témoins à l’aide du bandeau de consentement. Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins en changeant vos préférences dans les paramètres de votre navigateur. Cependant, veuillez noter que désactiver les cookies pourrait limiter certaines fonctionnalités de notre site web.
Témoins fonctionnels
Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du site web. Ils sont généralement créés en tant que réponse à des actions qui sont effectuées sur le site web, telles que
l’enregistrement de vos préférences en matière de confidentialité ou le remplissage de formulaires. Ces cookies ne stockent aucune information permettant de vous identifier personnellement.
Témoins de statistiques
Ces cookies collectent des informations sur la façon dont est utilisé le site web, les pages visitées et les liens cliqués. Ces données permettent de mesurer et d’améliorer les performances du site web. Les données sont anonymisées et ne peuvent pas être utilisées pour vous identifier.
Témoins de marketing
Ces cookies peuvent être mis en place sur le site web par nos partenaires publicitaires ou par l’intégration de fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux. Ils peuvent être utilisés par ces sociétés pour établir un profil de vos intérêts afin de proposer des publicités personnalisées sur d’autres sites web.
L’entreprise encourage à consulter régulièrement la politique de confidentialité de ces réseaux sociaux, car elle peut être sujette à des modifications, afin de comprendre comment vos données sont utilisées via ces cookies. Il est important de noter que la plupart de ces réseaux sociaux sont basés ailleurs qu’au Canada.
Témoins de sécurité
Dans le but de prévenir la fraude et protéger nos systèmes, les formulaires du site web peuvent être protégés par la technologie Google Consent Mode, par exemple. Cet outil, qui fait usage de cookies, collecte des données sur la façon dont un utilisateur interagit avec le site web. La façon dont l’utilisateur navigue sur le site avec sa souris, la façon dont il clique entre les contenus, le temps qu’il prend pour effectuer des tâches et l’appareil qu’il utilise sont quelques exemples des données collectées. L’analyse de celles-ci permet à l’outil de déterminer la probabilité que l’utilisateur soit un robot ou non. Ces données peuvent être partagées avec d’autres produits et services de la société américaine Google.
Activer/Désactiver/Supprimer les fichiers témoins
Il y a possibilité de gérer les cookies par l’intermédiaire des navigateurs sur les différents dispositifs utilisés par les usagers. La plupart des navigateurs acceptent par défaut l’installation de cookies. Toutefois, vous pouvez configurer ceux-ci afin de rejeter tous les cookies systématiquement ou de spécifier la source de ceux que vous désirez accepter. Vous pouvez également demander à votre navigateur de supprimer vos cookies automatiquement à la fermeture de celui-ci ou procéder régulièrement à leur
suppression de façon manuelle. Il est à noter que la configuration de chaque navigateur est différente, n’hésitez pas à consulter le menu d’aide de ceux-ci.
Consentement de l’utilisation de fichiers témoins
Lors de la première visite sur ce site web, un bandeau de consentement s’affichera pour expliquer l’utilisation dont est faite les cookies. En cliquant sur « Accepter », il y a consentement à l’utilisation de tous ces cookies ainsi qu’à la politique actuelle en matière de cookies. Dans ce bandeau, il y a également possibilité de « Refuser » tous les cookies non essentiels au fonctionnement de ce site web ou encore « Gérer vos préférences » en acceptant certaines catégories de cookies. Il y a possibilité de modifier le consentement à tout moment.
Responsabilités etfonctionnement
Le Président de l’entreprise délègue à la Responsable ressources humaines et communications la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP »), tel que prévu par la loi.
Un comité a été mis en place pour appuyer le RPRP et faire le suivi de nos engagements envers la protection des renseignements personnels. Le comité se rencontrera au moins deux fois par année ou plus fréquemment selon les besoins. Ce comité est composé de la Responsable ressources humaines et communications, et d’un employé désigné par celle-ci, pour chacun des secteurs névralgiques suivants : direction générale, opérations, technologie de l’information, finances et comptabilité.
Conservation et destruction desrenseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être conservés dans des systèmes et classeurs sécurisés dont les accès sont contrôlés. L’accès est réservé à un nombre restreint d’employés et qui ont absolument besoin de cesinformations pour exécuter leur travail.
Les renseignements personnels qui ne sont plus requis seront détruits selon un processus revu annuellement par le comité.
Gestion des incidents
Le RPRP est responsable de prendre toutesles actions nécessaireslorsqu’un incident de sécurité en lien avec lesrenseignements personnels survient. Il doit également tenir un registre des incidents qui inclura :
- La date et les circonstances de l’incident;
- La date où l’entreprise a pris connaissance de l’incident;
- L’identité de la personne qui a fait l’enquête;
- Lesrenseignements personnels quisont concernés;
- Le niveau de sensibilité des renseignements visés;
- Le nombre de personnes affectées ou une estimation;
- Les mesures prises afin de réduire les préjudices;
- La date de transmission de l’avis à la Commissions de l’accès à l’information ainsi qu’aux personnes visées;
- Les motifsjustifiant que l’entreprise n’a pas à divulguer l’incident, le cas échéant.
Reddition de comptes
Une fois par année, le RPRP fera rapport au Conseil d’administration de l’entreprise des activités du comité.
Accès aux renseignements personnels et plainte
Tous les employés, clients, fournisseurs et partenaires en général ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels que l’entreprise détient et de les faire corriger s’ils estiment qu’ils sont inexacts. Ils peuvent également formuler une plainte s’ils jugent que leurs renseignements personnels ne sont pas traités ou conservés adéquatement. Le RPRP a la responsabilité de traiter avec diligence toutes les plaintes.
Il est en votre droit de soumettre une demande d’accès aux données que l’entreprise traite à votre sujet. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données. Vous pouvez demander une vue d’ensemble de vos données traitées, présentées dans un format couramment utilisé. Vous avez la possibilité de demander la correction ou la suppression de vos données si elles sont inexactes ou obsolètes. Dans les cas pertinents, les informations mises à jour seront communiquées aux tiers ayant accès à ces informations. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de contraintes contractuelles ou légales, et sous réserve d’un préavis raisonnable. Les implications d’un tel retrait vous seront expliquées. Le traitement des demandes doit être fait au plus tard dans les 30 jours de la réception de celle-ci. A défaut de réponse dans les 30 jours, la demande est réputée être refusée.
Vous avez le droit de soumettre une objection à l’entreprise en cas de non-conformité. Si une personne souhaite exercer ses droits d’accès, de rectification ou de rétractation du consentement, elle doit présenter une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des données personnelles.
Toute demande ou plainte doit être adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels. Celle-ci sera traitée dans un délai jugé raisonnable. Un dossier distinct pour chaque plainte reçue sera créé. Chaque dossier comprendra la plainte, une analyse et les documents à l’appui de l’évaluation, ainsi que la réponse adressée à la personne ayant formulé la plainte. L’entreprise prend l’engagement de traiter toute plainte reçue en toute confidentialité.
Approbation
Cette politique est approuvée par le Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées professionnelles sont affichées ci-dessous.
Publication et modifications
L’entreprise s’octroie le droit de réviser cette politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité à tout moment. Les changements seront affichés sur notre site web et prendront effet dès leur affichage. Nous vous incitons à consulter cette politique régulièrement pour rester informé des éventuelles mises à jour.
Contact
Pour toute question sur cette politique ou sur la manière dont Excavation E.S.M. Inc. gère les renseignements personnels, communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies ci- dessous.
Elyse Roireau
Responsable ressources humaines et communications
eroireau@excavationesm.com
450-649-0442
